De nombreuses formalités sont à réaliser lors de la création d’une société. Parmi les documents les plus importants figure la déclaration de l’ensemble des bénéficiaires effectifs qui constitue la société. L’inscription au registre des bénéficiaires effectifs, ou le RBE, est devenu obligatoire depuis le 2 août 2017, avec l’entrée en vigueur de la loi Sapin 2. Quelles sont les démarches à réaliser ? Pour quels types de sociétés cette obligation s’applique-t-elle ? Découvrez les entreprises concernées par la déclaration des bénéficiaires effectifs.
Sommaire
Comment identifier un bénéficiaire effectif dans une société ?
Toute personne physique qui a un pouvoir de contrôle sur une société est appelée bénéficiaire effectif. Cela peut être une position importante au niveau des organes d’administration, de gestion, de direction ou de l’assemblée des actionnaires de la société. Il peut donc s’agir de tout actionnaire détenant plus de 25 % du capital d’une société ou d’une personne y possédant des droits de vote. En général, il s’agit de personnes placées à la tête de la société.
Si l’on ne décompte aucun actionnaire possédant plus de 25 % du capital, le dirigeant légal d’une entreprise est considéré comme bénéficiaire effectif. En effet, pour qu’une entreprise soit reconnue légalement, elle doit déclarer au moins une personne.
Cette déclaration, imposée par la loi, est à réaliser lors de l’immatriculation d’une entreprise. Elle doit ensuite être impérativement mise à jour à chaque changement ou évolution de la société, comme lors de l’ajout de nouveaux actionnaires, d’une fusion, etc.
Comment réaliser une déclaration des bénéficiaires effectifs sur un RBE ?
Pour faire une déclaration des bénéficiaires effectifs, il faut respecter certaines formalités qui peuvent être réalisées en ligne, avec l’aide de plateforme d’accompagnement aux entreprises. Chaque bénéficiaire effectif doit en effet compléter un formulaire puis déposer le document auprès du greffe du tribunal de commerce.
Les personnes concernées doivent remplir le formulaire M’BE. Pour cela, il suffit de télécharger le document et de renseigner toutes les informations requises. Le formulaire est disponible sur les sites officiels comme infogreffe.fr.
Si vous déposez votre formulaire M’BE avec votre demande d’immatriculation, vous devez cocher la case « Intercalaire (Suite des M0 – M2 – M3) ».
Quelles sont les sociétés concernées par la déclaration des bénéficiaires effectifs ?
Ce ne sont pas toutes les entreprises qui sont concernées par la déclaration des bénéficiaires effectifs. En effet, seules les entreprises civiles et commerciales sont tenues par cette obligation. La déclaration est à réaliser lors de l’immatriculation au RCS ou registre du commerce et des sociétés. Cette obligation ne concerne donc pas les sociétés cotées.
Les sociétés ayant les statuts juridiques suivants sont concernées par la déclaration des bénéficiaires effectifs :
- les sociétés commerciales comme les SARL, SAS, SASU, EURL,
- les sociétés civiles comme la SCI, la SCP, tout comme les associations immatriculées au RCS,
- les GIE ou groupements d’intérêts économiques sont aussi concernés par la déclaration des bénéficiaires effectifs, ainsi que les organismes de placement collectif.
Il est en revanche à noter que cette réglementation ne touche pas les auto-entrepreneurs. Cela s’explique par la facilité d’identification de la personne contrôlant l’auto-entreprise. Les autorités n’ont donc nullement besoin d’une déclaration pour savoir qui est à la tête de la société.
Quand faut-il procéder à une déclaration ?
La déclaration des bénéficiaires effectifs doit être faite dès la naissance de l’entité, pour les entreprises qui ont été créées après le mois d’août 2017. Le document est à déposer auprès du greffe du tribunal de commerce. Les formalités sont à réaliser lors de la demande d’immatriculation, ou au plus tard 15 jours après la délivrance du récépissé obtenu après la déposition du dossier de création de l’entreprise.
La déclaration des bénéficiaires effectifs peut aussi se faire dans les 30 jours qui suivent la rectification des informations d’une société, s’il s’agit d’une modification des données initiales. Ce cas se présente en général lors d’un rachat de part d’un des associés et que celui-ci arrive à obtenir au minimum 25 % des parts sociales, et le droit de vote.
Quelles sont les informations nécessaires pour une déclaration de bénéficiaire effectif ?
Pour effectuer une déclaration de bénéficiaire effectif, certaines informations sont à inscrire dans le formulaire.
Déclarez les informations sur l’entité juridique de la société
Certains renseignements concernant la société doivent être indiqués dans le formulaire de déclaration, notamment :
- la raison sociale ou la dénomination sociale,
- la forme juridique,
- l’adresse du siège social.
Il est également nécessaire d’y inscrire le numéro unique d’identification mentionné dans le RCS, avec le nom de la ville du greffe d’immatriculation du siège.
Précisez les informations sur le bénéficiaire effectif
Toutes les informations concernant le bénéficiaire effectif doivent être mentionnées dans la déclaration.
Parmi les plus importantes figurent :
- le nom,
- le nom d’usage,
- le pseudonyme,
- les prénoms,
- la date et le lieu de naissance,
- la nationalité,
- l’adresse personnelle de la personne physique.
Les modalités du contrôle sur l’entité juridique ou la société doivent être présentes dans le dossier de déclaration. Il est également nécessaire d’indiquer dans le dossier de déclaration la date à laquelle la personne physique est devenue bénéficiaire effectif dans l’entreprise.
Une fois toutes les informations renseignées, il ne reste plus qu’à dater et signer le formulaire par le représentant légal, qui réalisera le dépôt du dossier.
Comment déposer le document de bénéficiaire effectif ?
Le formulaire de déclaration de bénéficiaire effectif doit être déposé au greffe du tribunal de commerce de la ville où est implanté le siège social de la société.
Il est à noter que l’inscription au registre des bénéficiaires effectifs a un coût, et les tarifs sont applicables depuis 2021. Ce coût est variable en fonction de la situation :
- si vous réalisez le dépôt de votre document lors de votre demande d’immatriculation, ou au plus tard 15 jours suivant la délivrance du récépissé de la création de l’entreprise, il est fixé à 21,41 €,
- il peut atteindre les 44,70 € si vous déposez un document complémentaire ou modificatif du dossier de la déclaration,
- il peut changer s’il s’agit d’un dépôt de documents de bénéficiaire effectif d’une personne morale avec une immatriculation datant d’avant le 1er août 2017. En effet, dans ce cas, le coût de la déclaration peut s’élever à 48,77 €.
Dans tous les cas, le coût est le même, qu’il n’y ait qu’un ou plusieurs bénéficiaires effectifs déclarés. Les démarches pour la déclaration au registre des bénéficiaires effectifs peuvent se faire en ligne. Toutefois, dans ce cas, le coût du dépôt de déclaration est de 22,52 €. Pour y parvenir, vous devez vous rendre sur infogreffe.fr, le site officiel des greffes des tribunaux de commerce.
Quels sont les buts d’une déclaration des bénéficiaires effectifs ?
L’établissement d’une liste des bénéficiaires effectifs est exigé pour lutter contre la fraude fiscale, le terrorisme et le blanchiment d’argent. La déclaration permet en effet de connaître les dirigeants d’une société et d’identifier facilement les personnes ayant un pouvoir de contrôle sur l’entreprise. Elle permet ainsi de suivre les flux d’argent d’une structure.
En revanche, le document concernant les bénéficiaires effectifs ne doit pas être diffusé publiquement et seules quelques entités peuvent y avoir accès.
Qui peut accéder aux informations du registre des bénéficiaires effectifs ?
Il faut savoir qu’auparavant, le registre des bénéficiaires effectifs n’était pas accessible au grand public. En effet, seules les personnes indiquées dans l’article R561-57 du Code monétaire et financier pouvaient avoir accès au registre.
Depuis l’année 2021, certaines informations dans le RBE sont devenues accessibles au public. N’importe qui peut de ce fait consulter partiellement le registre des bénéficiaires effectifs. Pour cela, il suffit de se rendre sur le site data.inpi.fr, le site de l’Institut national de la propriété intellectuelle.