Vous souhaitez organiser un événement dans vos locaux ? Que ce soit le lancement d’un nouveau produit, une journée portes ouvertes, un salon ou une célébration particulière, il y a un certain nombre d’actions à mener avant et après pour faire de cet événement une réussite. Dans tous les cas, notez que cela dépend du nombre de personnes attendues, de la durée et du type d’événement. Dans la plupart des cas, voici 4 actions que vous pouvez mener pour garantir le succès de votre événement d’entreprise.
Sommaire
Trouver et bien nettoyer l’espace de l’événement d’entreprise
La première action à mener lorsque vous souhaitez organiser un événement dans les locaux de votre entreprise est de trouver l’espace idéal pour accueillir les invités. L’espace idéal va dépendre de la configuration de votre entreprise, de sa surface et du nombre de personnes attendues. Dans tous les cas, il faudra nettoyer les lieux avant l’événement : pour cela, vous pouvez contacter neosit.fr, une entreprise de nettoyage de locaux professionnels de la ville de Paris, si vous habitez la région francilienne.
L’espace capable d’accueillir l’événement dépend donc du type d’événement, du bâtiment dont vous disposez et du nombre de personnes attendues. Pour cela, commencez par faire une estimation du nombre de personnes qui seront présentes. N’oubliez pas de prendre en compte vos collaborateurs dans cette estimation, ainsi que les traiteurs et autres prestataires. L’événement peut avoir lieu dans le hall de votre bâtiment, sur la terrasse extérieure ou sur le toit si ce dernier est utilisable et sécurisé.
Une fois que vous avez trouvé l’espace idéal où se déroulera l’événement, il faut penser à l’aménager. À moins d’avoir une salle de fête toute prête pour accueillir tous vos événements internes, vous devez entreprendre de grands travaux d’aménagement. Une fois encore, cela dépend du type d’événement et du nombre de personnes. Prévoyez tout de même une place assise pour les invités attendus. Vous pouvez prévoir un mini podium s’il est prévu une présentation et orienter tous les sièges vers ce dernier. S’il s’agit d’un dîner ou d’une soirée de gala, assurez-vous d’avoir une table et des couverts pour tous les invités.
N’oubliez pas la décoration de l’espace aux couleurs de votre entreprise. L’événement sera sans doute un moyen pour les personnes extérieures de découvrir votre entreprise. Profitez donc de cet instant pour faire la promotion de vos produits et services à travers des affiches, des projections visuelles ou autres objets publicitaires.
La communication autour de l’événement
Selon la taille de l’événement et son objectif, vous devez communiquer pour tenir vos futurs invités au courant. La principale clé de cette communication est de réussir à faire assimiler la date, l’heure, le lieu et l’objectif de l’événement à votre cible. Pour cela, vous pouvez utiliser tous les canaux dont vous disposez. Dans cette phase, votre équipe de communication sera le maillon fort.
Il s’agit d’élaborer un plan de communication autour de l’événement en fonction de votre cible. Vous pouvez ainsi utiliser des outils en ligne comme hors ligne. Internet offre aujourd’hui de nombreux moyens pour faire une communication de masse en un temps réduit. Avec cette option, vous pouvez utiliser les réseaux sociaux et le service de publication qu’ils proposent pour toucher un maximum de personnes dans votre région.
Par ailleurs, les outils de communication hors ligne comme la télévision, la radio et les affiches physiques peuvent également être très efficaces pour une communication autour de l’événement. Cependant, n’oubliez pas que le choix des canaux de communication dépend essentiellement de votre cible.
Planification et feuille de route
La planification est la clé de la réussite de tout événement. Vous devez savoir à chaque instant ce qu’il faut faire afin d’éviter les mauvaises surprises. Pour cela, il faut établir un planning de toutes les tâches à réaliser dans le cadre de la préparation et du déroulement de l’événement.
Cela prend en compte les travaux de mise en place, le déroulement du programme le jour J et les tâches à faire après l’événement. L’objectif est d’assurer un bon déroulement de l’événement tout en évitant que vous ne soyez perdu dans les tâches.
Le nettoyage après l’événement d’entreprise : contacter une société spécialisée
Une fois l’événement terminé, vos activités devront reprendre leurs cours. Tenir un événement dans vos locaux ou dans un dédié pour l’occasion et accueillir plusieurs personnes a sans doute sali vos locaux. Que ce soit l’espace dégagé pour les invités ou les autres endroits du bâtiment où s’est déroulé l’événement, rien ne devrait être épargné. Il faut donc penser à un nettoyage après l’événement.
Pour cela, rien de mieux qu’une entreprise spécialisée dans le domaine qui pourra faire une intervention expresse et remettre vos locaux en bon état. Au moment du nettoyage avant l’événement, prévenez l’entreprise de l’heure de fin de l’événement afin qu’elle passe nettoyer à nouveau.
Avoir recours à une société spécialisée dans ce cas vous permet de vous occuper des tâches les plus importantes après l’événement comme le bilan global et le point budgétaire. Surtout, songez à vous reposer !