Gestion de planning d’équipe : quels avantages pour les RH ?

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Gestion de planning d’équipe : quels avantages pour les RH ?
Source : shutterstock.com

Toute entreprise souhaite améliorer sa productivité. Pour ce faire, elle doit optimiser les ressources humaines dont elle dispose et ses flux d’activité. En même temps, il est nécessaire de respecter la durée légale de travail. Il s’avère difficile de concilier ces différents aspects sans l’aide d’outils appropriés. Le logiciel de gestion de planning d’équipe en fait partie. Découvrez les avantages de cette solution.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de planning d’équipe ?

Consistant à organiser les ressources humaines et matérielles d’une entreprise, la gestion de planning est déterminante pour le succès de cette dernière. En effet, lorsque cette procédure est efficace, elle contribue à l’atteinte des objectifs. Elle incombe le plus souvent aux managers opérationnels ou au service RH.

Pour planifier leurs tâches, certaines entreprises ont recours à Excel. Cela dit, il se révèle plus pratique d’utiliser un logiciel de gestion de planning d’équipe. Il s’agit d’un outil informatique qui permet d’organiser l’emploi du temps des collaborateurs. L’utilisation de cette solution est intéressante en raison de la pléthore d’avantages qu’elle offre. Elle permet entre autres de :

  • Gagner du temps par rapport à la réalisation de tâches administratives ;
  • Optimiser le temps de travail du personnel ;
  • Anticiper les charges de travail et les ressources à y allouer ;
  • Améliorer la productivité.

Le logiciel de planification des ressources humaines favorise également le travail collaboratif grâce à des fonctionnalités prévues à cet effet. Il peut être intégré dans d’autres outils comme ceux dédiés à la gestion de projet, à la gestion de la paie ou encore à la comptabilité. Il est possible d’y accéder depuis n’importe quel support à condition de disposer d’une connexion internet.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de planning d'équipe ?
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Que doit contenir le logiciel de gestion de planning d’équipe idéal ?

Vous ignorez vers quel logiciel de gestion de planning d’équipe vous tourner ? Privilégiez les outils qui comportent des fonctionnalités permettant de :

  • Avoir une visibilité immédiate sur la version actualisée des plannings de chaque collaborateur ;
  • Communiquer en temps réel ;
  • Suivre les heures travaillées, les absences ainsi que les congés payés du personnel.

Une visibilité immédiate des plannings actualisés de chaque employé

Pour être productif quand on est auto-entrepreneur, il est indispensable de savoir gérer son planning horaire. De même, une bonne organisation des emplois du temps des salariés est essentielle dans une entreprise. Pour cela, le logiciel de planification doit offrir une visibilité immédiate des plannings actualisés de chaque membre du personnel. Grâce à cette fonctionnalité, vous pourrez :

  • Constater l’avancement de vos projets ;
  • Évaluer l’écart entre les objectifs fixés et ceux qui ont été réalisés ;
  • Ajuster les ressources nécessaires à la réalisation des tâches prévues.

La possibilité de communiquer en temps réel en cas de question

Le logiciel de gestion de planning d’équipe doit permettre de communiquer en temps réel avec les employés. C’est primordial non seulement pour améliorer l’organisation du travail, mais aussi pour accroître la satisfaction de ces derniers.

Dans la pratique, il faut que l’outil mis en place permette d’obtenir la réponse à une question dans les plus brefs délais. Il doit aussi pouvoir avertir rapidement le personnel en cas de changement sur les plannings. Une fonctionnalité qui rend possibles les échanges d’heures de travail entre employés est également intéressante. Elle est notamment utile en cas d’imprévus et contribue à l’autonomisation des salariés.

Un suivi des heures travaillées, des absences et des CP posés

Les meilleurs logiciels de gestion de planning intègrent souvent une pointeuse horaire. Cet outil permet de contrôler les heures travaillées des collaborateurs. De plus, il facilite le calcul des heures supplémentaires. En outre, il fournit un suivi efficace des absences et des congés payés en entreprise.

Dans tous les cas, préférez un logiciel de planning pratique et simple d’utilisation. Il ne faut en effet pas oublier que cet outil sera utilisé par vos salariés. S’il est difficile à prendre en main, ces derniers risquent de ne pas l’adopter. Certains logiciels de planning sont proposés en version gratuite pour un nombre limité d’utilisateurs. Vous pouvez en profiter pour tester leurs différentes fonctionnalités avant d’envisager la souscription de la version payante. N’hésitez pas non plus à consulter les avis d’utilisateurs pour vous faire une idée sur un outil.

D’autre part, assurez-vous que le logiciel de planification vous permet de respecter les règles légales et conventionnelles. Dans l’idéal, la solution choisie doit vous prévenir lorsqu’un planning ne se conforme pas à ces contraintes.

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