Comment bien gérer son entreprise grâce aux tampons ?

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Comment bien gérer son entreprise grâce aux tampons ?

La gestion d’une entreprise requiert de l’expérience, mais surtout une bonne organisation. En effet, il est facile de se perdre et de faire des erreurs qui peuvent avoir d’énormes conséquences. Les tampons sont des outils indispensables dans la bonne coordination d’une société. En quoi ces accessoires contribuent-ils à bien la gérer ? Voici la réponse.

Petit rappel : un tampon, c’est quoi ?

Un tampon est un objet qui permet à une entreprise de marquer des documents administratifs et officiels. Cet outil permet de faciliter les tâches d’administration de la manière la plus rapide et la plus efficace. En effet, le fait d’y avoir recours aide chaque membre de l’équipe à gagner considérablement du temps, car il n’a plus besoin d’écrire à la main les informations nécessaires sur chaque dossier à traiter.

D’ailleurs, les tampons mettent en avant votre professionnalisme, optimisant ainsi votre crédibilité auprès de vos clients. Il est tout de même à noter que ces outils n’ont pas de valeur juridique étant donné que l’État n’oblige pas les entreprises à les adopter dans leurs activités.

Sachez qu’il vous est possible de personnaliser votre tampon de société en fonction de vos besoins. Vous pouvez, par exemple, en créer un avec le logo de votre entreprise ou un tampon encreur de remerciement.

Quels tampons utiliser pour une meilleure organisation de votre entreprise ?

Plusieurs sortes de tampons encreurs sont mises à la disposition des entreprises et chacun d’entre eux possède sa propre fonction.

Le tampon dateur

Un tampon dateur est sans nul doute celui qui est le plus indispensable au sein d’une entreprise. Il permet notamment d’organiser vos archives de manière chronologique et de remonter l’historique de vos diverses activités telles que le paiement des factures ou l’envoi des documents officiels et importants. Si vous ne datez pas vos documents, vous risquez de vous emmêler les pinceaux, surtout en cas de situations urgentes. Vous l’aurez donc compris, le tampon dateur est idéal pour faciliter le travail de rangement et d’organisation.

Le tampon à formule standard

De nombreuses transactions doivent être faites au sein d’une entreprise. Pour mieux vous organiser, vous avez besoin de quelques tampons à formule standard. Vous pourrez ainsi correctement classer vos documents, tout en dirigeant automatiquement votre collaborateur dans les tâches qu’il doit accomplir.

Un tampon « Payé » permettra à votre comptable d’enregistrer directement la transaction et de classer correctement le document. Un tampon « Confidentiel » va permettre à la secrétaire de l’entreprise de remettre le document à un responsable haut placé concerné. Le tampon « Validé » indique que la personne responsable de la tâche à l’autorisation de l’exécuter. Libre à vous de choisir la forme de votre tampon !

Un tampon d’authentification

Le tampon d’authentification permet d’identifier votre entreprise. Pour cela, il est nécessaire de créer des tampons personnalisés qui contiennent les informations nécessaires telles que le nom de l’entreprise, l’adresse du siège social, le logo si nécessaire, le numéro de téléphone et la forme juridique. Pour les documents officiels, il est essentiel d’utiliser un tampon qui contient le numéro de TVA intracommunautaire, le numéro RCS et le numéro SIREN. Ces détails mentionnés sur votre cachet donnent à l’entreprise de la crédibilité.

À noter : le tampon d’authentification personnalisé doit être accompagné d’une signature du responsable concerné de l’entreprise pour pouvoir être considéré.

Le tampon numéroteur

Comme son nom l’indique, le tampon numéroteur sert à numéroter un document. Les factures numérotées permettent notamment de les trier. De plus, les numéros permettent de retracer plus facilement ces documents en cas d’urgence. Pour une rapidité d’exécution, il est préférable d’utiliser un tampon encreur automatique.

Le tampon de poche

Dans le cadre du travail, il se peut que vous deviez vous déplacer, pour conclure un contrat, par exemple. Vous avez donc besoin d’un tampon de poche pour authentifier les documents. Il se caractérise par sa discrétion ainsi que sa praticité. En effet, il n’est pas du tout encombrant et peut parfaitement se tenir dans une de vos poches ou dans un petit sac. Personnalisable, ce petit format n’enlève en rien son efficacité. Vous pourrez l’utiliser bien évidemment comme un tampon standard.

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