Vous avez déjà perdu de précieuses heures à rechercher des documents dans votre bureau ? Grâce à une bonne organisation, vous pourrez éviter une telle situation à l’avenir. Il vous sera très facile de retrouver les dossiers dont vous avez besoin le moment voulu en appliquant les conseils suivants.
Sommaire
Organiser ses dossiers au bureau : comment s’y prendre ?
Les papiers ont tendance à s’entasser rapidement sur un poste de travail. Ce phénomène peut toutefois être néfaste pour la gestion d’entreprise. En effet, il sera difficile de mettre la main sur des documents importants comme des papiers administratifs ou comptables s’ils se trouvent dans une pile de dossiers désordonnée.
C’est la raison pour laquelle il est crucial de bien organiser ses dossiers. En plus de faciliter la recherche de documents, cela permet d’optimiser l’espace au bureau. Vous ne savez pas comment vous y prendre ? Suivez les conseils ci-après.
Les trier
La première étape pour remettre de l’ordre dans ses dossiers consiste à les trier. Commencez par rassembler l’ensemble des feuilles volantes en une seule pile. Regroupez également les pochettes à rabat et les classeurs non classés.
Ensuite, faites un tri de vos documents. Les papiers qui ne sont plus utiles peuvent être immédiatement jetés. Conservez uniquement les documents dont vous avez besoin. De cette manière, vous désencombrerez votre bureau.
Les classer
Une fois vos dossiers triés, séparez-les en 2 groupes. Mettez dans le premier les documents à traiter. Il s’agit généralement des papiers qui requièrent une réponse de votre part (courriers, factures, demandes de devis, etc.). L’autre groupe sera dédié aux documents à classer ou à archiver.
Pour vous simplifier la tâche, procurez-vous des trieurs de documents. Vous en trouverez un large choix sur ce site. Doté de multiples compartiments, le trieur est idéal pour organiser efficacement votre bureau. En effet, il vous permettra de ranger ensemble les documents de même type.
Les hiérarchiser
Il est également nécessaire de procéder à une hiérarchisation pour bien organiser ses dossiers. L’objectif est de mettre en place un système de classement que vous pourrez facilement utiliser au quotidien. Une méthode simple consiste à créer des catégories générales de documents. Celles-ci dépendront de l’activité de votre entreprise. Il faut ensuite créer des sous-catégories pour chaque catégorie principale.
En guise d’illustration, dans la catégorie « Ressources humaines », vous pouvez créer des sous-catégories « Contrats de travail », « Bulletins de salaire », etc. Autre exemple, les sous-catégories « Impôts », « Sécurité sociale » ou encore « Urssaf » peuvent être regroupées dans la catégorie « Dossiers administratifs ».
Les nommer
Pour bien organiser ses dossiers, il convient en outre de les nommer. Ajouter un libellé à un dossier permet de l’identifier rapidement si vous avez besoin de le trouver en urgence. Le nom devra être inscrit clairement sur le rabat de la couverture ou l’étiquette d’identification.
Il s’avère aussi judicieux de classer ses dossiers par ordre numérique. Attribuer un numéro à chaque dossier en fonction l’ordre chronologique de son arrivée peut aider à le retrouver plus vite.
