Un transfert de siège social est une opération par laquelle une entreprise change d’adresse. Plus précisément, elle modifie l’emplacement de ses locaux mentionné dans tous les documents officiels. Ce processus assimilable à un changement de domiciliation requiert une démarche et une procédure précise. Il est également initié pour des raisons bien déterminées.
Sommaire
Plusieurs raisons peuvent justifier un transfert de siège social. Tout dépend de la société ainsi que de ses objectifs ou besoins.
Le dirigeant change de domicile
Durant le processus de création de l’entreprise, l’entrepreneur a la possibilité de définir son domicile personnel comme siège social. Autrement dit, son adresse est celle qui figure dans tous les documents administratifs comme celle de la domiciliation de l’entreprise. Si cette solution n’est pas la meilleure, elle dispose de certains avantages. Elle est notamment économique. C’est la raison pour laquelle de multiples dirigeants d’entreprise l’adoptent. Avec cette option, si le gérant d’une entreprise déménage, le changement d’adresse de son siège social est inévitable. Pour aller plus loin, il est même obligatoire pour rester en règle.
L’entreprise veut gagner en notoriété
Il n’est pas rare que la crédibilité et la notoriété d’une entreprise soient associées à l’adresse de son siège social. Dans certaines zones dites de renom, les sociétés qui y sont domiciliées disposent d’une plus grande visibilité. Elles profitent d’un prestige indéniable qui affecte l’image de marque, et la rehausse. Une entreprise peut donc décider de transférer son siège social dans l’optique de bénéficier de ces quelques atouts. Elle choisira alors un local luxueux dans une zone à forte affluence.
La société s’agrandit
Le transfert de siège social peut également être simplement la cause de la croissance de l’entreprise. Il est possible qu’avec le temps, la société se soit développée au point d’avoir besoin de locaux plus vastes et mieux équipés. Dans ce cas, ceux qui ont servi dans les premières années d’existence sont remplacés par d’autres qui sont plus en accord avec les besoins actuels.
Le bail commercial n’est pas renouvelé
Afin qu’une entreprise utilise un local qui ne lui appartient pas comme siège social, la seule solution est la location. Pour qu’elle soit effective, un contrat liant celle-ci au propriétaire est établi. Il stipule que le bâtiment pourra être exploité par la société à des fins commerciales contre une rémunération. Encore appelé bail commercial, il est marqué par des délais et doit être renouvelé. Lorsqu’il arrive à échéance, il est possible que l’entreprise décide de ne pas le prolonger pour diverses raisons. Si votre entreprise est dans ce cas, nous vous recommandons alors de changer de siège social et donc d’entamer un transfert.
Compte tenu du changement important que représente un transfert de siège social, il n’est pas effectué sur simple décision du dirigeant. Il implique l’intervention de différents organes de l’entreprise.
Dans une SARL
Lorsque vous dirigez une société à responsabilité limitée, la décision du transfert de siège social revient à l’assemblée générale extraordinaire (AGE). Il s’agit du moment pendant lequel tous les associés de la société se réunissent pour les prises de décision importantes impactant la vie de la structure. Pour qu’une AGE prenne place, il faut une convocation dûment rédigée selon les normes. Durant la séance, il est également important qu’un procès-verbal soit établi.
Dans une SA
Si vous avez une société anonyme (SA), la décision du transfert de siège social peut être prise par le conseil d’administration. Cet organe chargé de définir les stratégies et de déterminer le mode d’organisation de l’entreprise dispose du pouvoir nécessaire pour prendre l’initiative d’un changement de domiciliation. Toutefois, une ratification par l’assemblée générale ordinaire s’impose.
Dans la SAS
Dans le cas d’une société par actions simplifiée, aucune décision collective n’est exigée par la loi. Tout dépend des statuts et de l’organe qu’ils désignent comme apte à initier un transfert de siège social. Rien n’exclut donc qu’il s’agisse du dirigeant même de l’entreprise.
Que faire une fois que le transfert est décidé ?
Lorsque le transfert est décidé, il convient de le consigner par écrit. Dans ce sens, la rédaction d’un procès-verbal semble parfaitement indiquée. Elle permet d’acter en bonne et due forme la décision préalablement prise. Il faudra ensuite procéder à la publication d’une annonce légale. En plus d’avoir un but informatif, elle contribue à la transparence.
Il ne faudra pas oublier que le siège social est un élément qui figure dans les statuts de l’entreprise. Par conséquent, lorsqu’il change, ces derniers doivent être mis à jour le plus tôt possible. Cette étape est d’une importance capitale et précède celle de la constitution du dossier de transfert. Il doit être transmis au greffe du tribunal de commerce compétent.