Les notes de frais désignent un document grâce auquel un employé peut demander le remboursement des dépenses engagées personnellement dans le cadre d’une mission professionnelle. Leur gestion exige vigilance et minutie de la part du responsable d’entreprise. Pour vous simplifier la tâche, vous pouvez recourir à certains outils.
Sommaire
Comment fonctionnent les notes de frais ?
Pour être valides, les dépenses consignées dans une note de frais doivent avoir été effectuées pour les besoins de l’activité professionnelle. L’entreprise a deux options pour les rembourser :
- Restituer les frais réels engagés par le collaborateur, ce qui implique la présentation de pièces justificatives (reçus ou factures) ;
- Procéder au remboursement des frais avancés sous forme de forfait. En cas de dépassement des plafonds établis, le surplus ne sera pas pris en charge.
Généralement, les notes de frais sont traitées en même temps que les salaires, à chaque fin de mois. La loi ne prévoit toutefois aucun délai précis pour les remboursements, sachant que la gestion des notes de frais en entreprise nécessite beaucoup de temps. En effet, le responsable doit d’abord valider les dépenses. Ensuite, le service de comptabilité est chargé de s’assurer de la conformité des notes de frais. Enfin, le remboursement est validé par le service financier.
Pour vous simplifier la tâche, pensez à utiliser une application notes de frais. N2F est l’un des meilleurs outils pour la gestion des notes de frais en entreprise. Cette solution est déjà utilisée par quelque 5 000 entreprises à travers le monde pour accélérer la saisie des frais professionnels.
Employés : quels frais passer sur votre société ?
Les frais professionnels pris en charge par l’employeur ne sont pas imposables à l’impôt sur le revenu à condition de :
- Être justifiés ;
- Avoir réellement été engagés à titre professionnel.
Les informations disponibles sur impots.gouv.fr : Je déclare mes frais professionnels fournissent davantage de détails à ce sujet.
Il existe trois principaux types de frais engagés par les salariés, pour lesquels ils peuvent faire une demande de remboursement.
Note de frais d’hébergement
L’entreprise doit rembourser les frais d’hôtel d’un travailleur durant un déplacement professionnel si :
- Il n’a pas pu rentrer chez lui, car plus de 50 km séparent son domicile et le lieu de la mission ;
- Le trajet ne peut pas être réalisé en moins de 1 h 30 en transports en commun.
Pour bénéficier d’un remboursement, le salarié doit présenter la facture d’hôtel.
Les indemnités kilométriques
Pour effectuer des déplacements professionnels, les employés peuvent utiliser leur véhicule personnel. Dans ce cas, ils percevront des indemnités kilométriques qui couvrent notamment :
- Les frais de carburant ;
- Les dépenses liées à l’entretien du véhicule ;
- Les primes d’assurance.
Le remboursement peut être basé sur les frais réels ou un forfait. Dans le second cas, le barème défini par l’administration fiscale sera utilisé. Pour l’année 2021, voici le barème kilométrique applicable :
| Puissance fiscale | Distance annuelle parcourue à titre professionnel (d) | ||
| Jusqu’à 5 000 km | 5 001 à 20 000 km | Plus de 20 000 km | |
| Inférieure ou égale à 3 CV | d x 0,456 | (d x 0,273) + 915 | d x 0,318 |
| 4 CV | d x 0,523 | (d x 0,294) + 1 147 | d x 0,352 |
| 5 CV | d x 0,548 | (d x 0,308) + 1 200 | d x 0,368 |
| 6 CV | d x 0,574 | (d x 0,323) + 1 256 | d x 0,386 |
| À partir de 7 CV | d x 0,601 | (d x 0,34) + 1 301 | d x 0,405 |
Les dépenses au restaurant
Les frais de restauration d’un collaborateur en déplacement doivent aussi être remboursés. Il en va de même pour les repas d’affaires avec des clients. L’employé est toutefois tenu de préciser le nom et les qualités des invités sur la note de frais. Par ailleurs, la note du restaurant devra être fournie comme justificatif.
À noter que les repas d’affaires sont considérés comme des avantages en nature dès que leur nombre est supérieur à 1 par semaine et par collaborateur. Dans ce cas, leur remboursement sera soumis à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales.
Les avantages d’une application pour améliorer sa gestion des notes de frais
Les applications mobiles ont révolutionné le quotidien en facilitant une multitude de tâches. Par exemple, ces outils permettent aux adhérents d’une mutuelle d’entreprise de mieux gérer leur santé : programmation d’un pilulier, recherche d’un professionnel de santé à proximité du domicile, etc.
Pour la gestion des notes de frais en entreprise, l’utilisation d’une application mobile présente de nombreux avantages :
- Automatisation de la saisie des notes de frais. Le collaborateur peut tout simplement prendre en photo avec son smartphone le justificatif de dépense ;
- Simplification de la validation et du contrôle. Les notes de frais peuvent être validées depuis n’importe quel terminal ;
- Dématérialisation des justificatifs, ce qui limite considérablement les risques de perte et d’altération et supprime l’archivage physique ;
- Gain de temps et d’argent grâce à la fluidification du processus de gestion des notes de frais, ce qui permet de se concentrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée.
En plus d’accélérer le traitement des notes de frais, une application mobile vous permettra de maîtriser les dépenses professionnelles de vos collaborateurs en offrant une meilleure visibilité sur celles-ci.
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