Le service des ressources humaines d’une entreprise s’occupe de tâches administratives environ un tiers de son temps. Si celles-ci sont incontournables, elles ne créent en revanche pas de valeur ajoutée. Ainsi, elles ne contribuent pas à rendre l’entreprise plus performante. En les automatisant, cette dernière pourra gagner du temps et se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Qu’est-ce qu’un logiciel SIRH ?
Digitaliser son entreprise est devenu un enjeu majeur. En effet, cette démarche présente de nombreux avantages comme :
- L’automatisation des tâches chronophages à faible valeur ajoutée ;
- L’amélioration de la rentabilité grâce à une meilleure optimisation des dépenses ;
- L’affinement du ciblage marketing grâce à la collecte massive de données clients.
Les processus RH n’échappent pas à la transformation numérique. Le logiciel SIRH (système d’information pour les ressources humaines) fait partie des outils qui permettent d’opérer la dématérialisation de la fonction RH. Il s’agit d’une solution de gestion des ressources humaines composée d’une suite d’applications.
Proposant de nombreuses fonctionnalités, les logiciels SIRH peuvent être catégorisés en 3 grandes familles. Dans le détail, ils peuvent porter sur :
- La gestion administrative, soit le dossier du personnel, les congés et absences, les notes de frais, les plannings, etc. ;
- La gestion des talents au moyen des recrutements, des formations, du suivi de l’évolution des carrières, etc. ;
- La gestion de la paie, dont l’édition des bulletins de salaire et le traitement des déclarations sociales.
Les sociétés peuvent utiliser leurs serveurs locaux pour héberger leur SIRH. Cela dit, près de 50 % des grandes entreprises préfèrent désormais recourir à une solution SaaS ou hybride. Cet article du Monde Informatique sur l’adoption du Cloud par les entreprises vous en apprendra davantage sur ce sujet.
Quels sont les avantages d’un logiciel SIRH pour les PME/TPE ?
Le SIRH présente de nombreux avantages pour les PME/TPE. Le gain de temps est l’un d’entre eux. En effet, l’automatisation des processus libère le service RH de la gestion administrative manuelle. L’utilisation de cet outil de gestion RH permet ainsi à la direction des ressources humaines d’effectuer des tâches créant de la valeur ajoutée. Elle peut par exemple davantage s’appliquer à améliorer la qualité de vie au travail ou à valoriser le capital humain.
Le logiciel SIRH permet par ailleurs à une entreprise de réaliser d’importantes économies. Les coûts matériels diminuent notamment, car les bulletins de paie deviennent électroniques. En réduisant sa consommation de papier, une entreprise améliorera son image. Le SIRH constitue donc aussi un véritable allié de la politique RSE.
D’autre part, cette solution RH permet aux employés d’accéder rapidement à leurs données personnelles et de les modifier si nécessaire. Ils peuvent aussi s’en servir pour effectuer leurs demandes de congés. L’information circule ainsi de façon plus fluide entre les différents services et la transparence est mise en avant au sein de l’entreprise.
En outre, le logiciel SIRH permet de centraliser les données RH dans une solution unique. Grâce à cette fonctionnalité, les directions peuvent visualiser clairement et en temps réel une grande quantité d’informations concernant les performances des employés. Avec ces éléments en main, il leur est plus facile de prendre des décisions stratégiques. En somme, le SIRH est profitable aussi bien aux collaborateurs qu’aux DRH.
Comment le mettre en œuvre ?
La mise en place d’un logiciel SIRH s’effectue en plusieurs étapes. Il est en premier lieu nécessaire de créer une équipe qui se chargera de déployer l’outil. Par la suite, il convient de définir un cahier des charges. Ce dernier doit être le plus clair possible pour que l’outil soit véritablement adapté aux besoins de l’entreprise. Ainsi, il est indispensable de poser plusieurs questions, notamment :
- Quels sont les objectifs de la mise en place du SIRH ?
- Quels sont les processus à automatiser en vue de la simplification de la gestion administrative de la masse salariale ?
- L’outil peut-il être interfacé avec le logiciel de paie utilisé par l’entreprise ?
- Quelles sont les obligations légales auxquelles il doit se conformer ?
L’étape suivante consiste à déterminer le budget à allouer au projet. Celui-ci doit inclure plusieurs coûts comme celui relatif à la mise en place du logiciel RH ou celui impliqué par les éventuelles formations pour sa prise en main.
Il est aussi nécessaire de planifier le déploiement de l’outil en définissant plusieurs deadlines en fonction des objectifs et des étapes du projet. Enfin, il est crucial de promouvoir le futur SIRH auprès de chaque collaborateur. Pour que les salariés l’adoptent, il est important de leur faire comprendre qu’il facilitera la gestion de leur carrière.
Photo de couverture Anthony Shkraba provenant de Pexels
